Hjärnfondens integritetspolicy

1. Inledning

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Hjärnfondens integritetspolicy beskriver vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Hjärnfonden är personuppgiftsansvarig i enlighet med denna policy och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert och korrekt sätt i enlighet med den nya Dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft 25 maj 2018.

2. Personuppgiftsansvarig

Stiftelsen Hjärnfonden, organisationsnummer 802017-8664, Riddargatan 17 A, 114 57 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter på denna webbplats och i våra tjänster. Information om hur du kontaktar oss finner du nedan.

3. När samlar vi in dina uppgifter:

  • När du ger en gåva till Hjärnfonden eller startar en digital insamling på vår webbplats
  • När du ansöker om en ledig tjänst hos Hjärnfonden
  • När du vill prenumerera på nyhetsbrev eller beställa material från Hjärnfonden
  • När du anmäler dig till seminarier och andra event som anordnas i Hjärnfondens regi
  • När du vill testamentera till oss
  • När du svarar på våra enkäter
  • När du har eller skall medverka i Hjärnfondens ändamålssammanhang, tex. reportage, intervjuer, berättelser
  • När en annan person ger oss dina uppgifter för att tipsa om att du kan vara intresserad att bli kontaktad av oss
  • När du har besökt vår webbsida (cookies)
  • När vi köper in adresser för nyrekryteringskampanjer
  • När vi får information från tredje part, tex. folkbokföringsuppdateringar, telefonnummersättningar, demografiskt data
  • I samband med interna kategoriseringar, märkningar och anteckningar
  • När du ansöker om stipendier eller forskningsmedel
  • Eller när du på annat sätt kontaktar oss

Vad samlar vi in och hur länge sparar vi informationen

De personuppgifter som vi samlar in och behandlar är information om namn, personnummer och kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-postadress. När du skänker en gåva sparar vi information om transaktionen (belopp, tid, typ av transaktion och typ av gåva). Kontonummer sparas endast för de som önskar betala genom autogiro. När en person ansöker om en ledig tjänst samlar vi även in information om sökandes meriter. När en person ansöker om stipendium eller forskningsmedel samlar vi även in information om forskningsområdet.

Vi sparar även bilder från våra event och bilder som skickats in till oss i samband med t.ex. reportage, intervju eller annat ändamålsmässigt syfte.

Hjärnfonden använder sig av personnummer för att undvika dubbla utskick till våra givare som kan finnas i vårt register flera gånger. För de givare där vi inte har personnummer samarbetar vi med en extern leverantör som hjälper oss med bl.a. personnummer- eller telefonnummersättningen.

Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att utföra vårt arbete. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om vi måste enligt lag eller för att bevaka våra rättliga intressen, t.ex. vid pågående juridisk process. Dina personuppgifter kommer att sparas upp till 36 månader efter att vi tagit del av dem.

Testamentesärenden betraktas som avtal, sparas så länge avtalet gäller och arkiveras därefter.

Adresser inköpta i samband med nyrekryteringen raderas efter 3 månader, om du inte har inlett en relation med oss under tiden. För beskrivning av en relation till Hjärnfonden se punkt 3.

5. Samtycke

Om du ger en gåva till Hjärnfonden eller på annat sätt stödjer oss, till exempel genom att prenumerera på våra utskick eller att delta i våra seminarier, så är det underförstått att du har gett ditt samtycke till att vi behandlar dina kontakt- och personuppgifter.

Genom att stödja Hjärnfonden accepterar du vår Integritetspolicy. Du kan närsomhelst kontakta oss för att tacka nej till telefonsamtal, SMS, e-postutskick och brev eller helt bli borttagen ur vårt register.

6. Vad använder vi dina uppgifter till?

Vi behandlar dina uppgifter till följande ändamål:

  • Behandlar din gåva eller beställning genom att vi skickar ut inbetalningskort, skriver minnesblad, registrerar autogiromedgivanden hos Bankgirocentralen samt att vår Givarservice hjälper dig per e-post, post och telefon med att registrera gåvor.
  • Vi sammanställer statistik för att förbättra vår verksamhet. Detta gäller alla typer av uppgifter. Webbsidobesök anonymiseras och analyseras i tredjeparts webbanalystjänster.
  • Vi kontaktar dig per telefon för bl.a. tacksamtal, enkäter, information om gåvor och vår verksamhet. För detta ändamål anlitas externa tjänsteleverantörer.
  • Vi personanpassar framtida utskick och innehåll. För detta ändamål använder vi statistiska modeller utifrån uppgifter om dina tidigare gåvor, forskningsområden du skänkt till eller uppgivit att du vill främja, sannolikhetsuträkningar och demografisk information. Dessa processer är delvis automatiserade och automatiskt beslutsfattande används.
  • Vi hanterar ditt önskemål att testamentera till oss. Vi registrerar uppgifter om detta och kan också på din begäran förvara ditt testamente.
  • Vi gör postala utskick av t.ex. insamlingsbrev och tackbrev. För postala utskick används externa tjänsteleverantörer.
  • Vi gör e-post och SMS-utskick av t.ex. nyhetsbrev, tackmeddelanden och enkäter. För att hantera dessa utskick används externa leverantörer.

Vårt berättigade intresse för dessa ändamål är att kunna bedriva en effektiv insamlingsverksamhet.

  • Vi använder dina bilder för publicering efter att du har skriftligen lämnat ditt samtycke till det.
  • Vi använder egna bilder tagna på våra event för att berätta om vår verksamhet på vår hemsida och våra egna sociala medier.
  • Vi håller vårt register korrekt samt kompletterar person- och kontaktinformation om dig. För att säkerställa att vi har aktuell och korrekt kontaktinformation till dig uppdateras och kompletteras dina person- och kontaktuppgifter med hjälp av ett upplysningsföretag. Våra berättigade intressen för detta ändamål är att kunna identifiera dig i syfte att tillhandahålla transparens för dig med säker och enkel tillgång till din information.
  • Vi följer tillämplig lag. Information om gåvor används som underlag till bokföring. Detta är en rättslig förpliktelse för oss.
  • När du söker en ledig tjänst hos Hjärnfonden, använder vi dina uppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem.
  • Vi ger dig tillgång till din information. Detta inkluderar att du kan begära rättning av din information.

7. Vem lämnar vi uppgifterna till

Hjärnfonden kommer inte att sälja, hyra eller leasa ut de personuppgifter som samlats in. Uppgifterna kan dock komma att samköras med andra register (t.ex. SPAR) för att uppdatera adresser, få information om avlidna samt undvika att det förekommer dubbletter i vårt register.

Hjärnfonden kan även komma att lämna ut personuppgifter till bolag som behandlar personuppgifter för Hjärnfondens räkning, exempelvis IT-leverantörer, tryckerier telefontjänstebolag. Det är dock alltid Hjärnfonden som ansvarar för behandlingen.

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att:

  • Tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet
  • Tillvarata Hjärnfondens rättliga intressen
  • Upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, jäv, säkerhets- eller tekniska problem.

8. Överföring till tredjeland

Hjärnfonden använder sig av molntjänster för delar av behandlingen av din information och för detta samarbetar vi med partner som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att t.ex. ha anslutit sig till den s.k. Privacy Shield överenskommelsen mellan EU och USA eller har tecknat EU-kommissionens standardklausuler.

9. Automatisk profilering

Hjärnfonden kan komma att:

  • Automatiskt analysera och lägga till ytterligare uppgifter, baserat på de uppgifter du redan har angivit
  • Dela upp olika personuppgifter i grupper/segment för att begränsa eller tillåta viss kommunikation
  • Analysera eller kombinera personuppgifter

10. Barns personuppgifter

Vi samlar inte avsiktligt in personuppgifter från barn under 18 års ålder. Hjärnfonden rekommenderar föräldrar och vårdnadshavare att alltid ta aktiv del i barnens aktiviteter och intressen på nätet.

11. Starta egen insamling på vår webbsida

Hjärnfonden förbehåller sig rätten att avsluta/ta bort en pågående insamling om den upplevs kränkande/diskriminerande eller bryter mot organisationens villkor.

12. Länkar till externa webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser, hemsidor, eller material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom Hjärnfonden saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi därför inte för dess innehåll. Hjärnfonden ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar. Detta gäller även externa webbplatsers användning av cookies.

13. Användning av kakor (cookies)

Hjärnfonden använder kakor (cookies) för att underlätta enskilda användares aktiviteter på webbplatsen.

En cookie är en liten textfil som webbplatsen du besöker sparar på din dator. Textfilen innehåller information och används t.ex. för att underlätta besökarens användning av webbplatsen.

Det finns två typer av cookies. Den ena typen sparar en fil under en längre tid på din dator. Den andra typen av cookies, s.k. sessionscookies, lagras endast temporärt under den tid du är inne på en hemsida.

På vår hemsida använder vi sessionscookies för att möjliggöra bland annat bläddring mellan olika flikar och för att automatiskt fylla i formulärfält för att underlätta tillgängligheten av tjänster på webbplatsen. Dessa cookies försvinner när du stänger ner webbläsaren. En förutsättning för att kunna surfa på vår hemsida är att du accepterar användande av sessionscookies.

Om du inte vill hantera användande av cookies kan du göra inställningar via din webbläsares säkerhetsinställningar.

Observera att detta i så fall medför att många av funktionerna inte kommer att fungera på vår hemsida.

14. Dina rättigheter

  • Du har rätt att begära rättelser av din information hos oss. Om vi har registrerat felaktig information om dig, vänligen kontakta vår Givarservice för att vi ska kunna rätta informationen.
  • Du har rätt att få tillgång till din information. För att få tillgång till information vi har om dig vänligen kontakta vår Givarservice.
  • Du har rätt att begära flyttning av information du lämnat till oss till en annan organisation (portering). Kontakta oss om du har önskemål om att göra detta.
  • Du har rätt att invända mot vår behandling av din information. För att invända mot behandlingen vänligen kontakta vår Givarservice. Vi kommer då att återkomma till dig med information om vilka åtgärder vi vidtagit eller be dig om mer information.
  • Om du har gett samtycke till en behandling har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Du kan kontakta oss för detta.
  • Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av din information. Du kan vid begäran av rättelse eller vid klagomål begära att behandlingen av din information tillfälligt begränsas. För att göra en sådan begäran vänligen kontakta vår Givarservice.
  • Du har rätt att vända dig till en tillsynsmyndighet för dataskydd. Datainspektionen är en tillsynsmyndighet för dataskydd du har rätt att vända dig till med klagomål.

15. Rätt att glömmas bort

Du har rätt att bli borttagen/bortglömd ur vårt register. Men tänk på att det i praktiken betyder att det finns risk att när vi köper nya adresser får vi din adress igen och gör ett nytt utskick till dig. Detta på grund av att ditt namn och adress inte längre finns med i vårt register och att vi därför inte får spara informationen om att du inte vill bli kontaktad av oss. Vi rekommenderar därför att du talar om för oss att du inte vill ha informationen eller att du inte vill bli kontaktad via specifika kanaler som t.ex. telefon, så vi kan stoppa utskick till dig för all framtid eller tills du talar om att du vill ha dem igen.

Om du inte alls vill bli kontaktad av oss kan vi spärra dig från alla kanaler. Detta gör vi genom att lägga upp dig på vår spärrlista så vi inte köper din adress igen.

16. Lagring av personuppgifter

Hjärnfonden har vidtagit de tekniska säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

17. Kontaktinformation till Hjärnfonden

För mer information om hur Hjärnfonden behandlar dina personuppgifter eller om du vill göra någon ändring i hur vi kommunicerar med dig kontakta oss på nedan adresser:

Insamlingsstiftelsen Hjärnfonden

Givarservice
Riddargatan 17 A
114 57 Stockholm

Telefon: 020-523 523 (helgfri mån-fred 09.00-16.00, lunchstängt 12.00-13.00)
E-post: givarservice@hjarnfonden.se

Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss får du gärna kontakta oss på Hjärnfonden eller så kan du höra av dig till Datainspektionen på datainspektionen@datainspektionen.se

Uppdaterad 2018-04-25

Dela sidan