Generella villkor för forskningsbidrag från Hjärnfonden

1.1 Beslut om forskningsbidrag

Hjärnfondens beslut om forskningsbidrag blir giltigt när både det förvaltande organet och projektledaren har bekräftat sina åtaganden.

1.2 Utbetalningsperiod och dispositionsrätt

Forskningsbidragets period
I beslutet anges för vilken tid forskningsbidrag ges (perioden) liksom hur länge forskningsbidraget får disponeras. Hjärnfondens, det förvaltande organets, och projektledarens åtaganden gäller från och med den dag samtliga nämnda godkänt villkoren. Åtagandena gäller till och med den dag då slutlig redovisning godkänts av Hjärnfonden och eventuella outnyttjade medel återbetalats.

Dispositionsrätt
Beviljat bidrag utbetalas enligt utbetalningsplan under beslutad period för projektet. Om inte annat anges disponeras tilldelat bidrag sex månader efter det att projektperioden löper ut. Om särskilda skäl föreligger, kan förlängning av dispositionstiden beviljas. Begäran om detta ska lämnas in gemensamt av det förvaltande organet och projektledaren i god tid före dispositionstidens utgång. Begäran ska åtföljas av uppgift om ännu inte utnyttjade medel, samt en översiktlig plan för slutförande av projektet.

Forskningsbidraget ska disponeras i huvudsaklig överensstämmelse med till Hjärnfonden ingiven projektplan, dock med de justeringar som kan krävas om Hjärnfondens bidrag understiger sökt belopp. Vidare ska bidraget disponeras enligt villkoren i beslutet inklusive de generella bestämmelser som finns. För mer betydelsefulla ändringar som gäller bidragets disposition eller beslutsvillkoren krävs en skriftlig framställning till Hjärnfonden från det förvaltande organet och projektledaren. Hjärnfonden kan bevilja ändringen efter prövning.

Hjärnfonden accepterar att tilldelade medel används som stipendier om så angivits i ansökan och under förutsättning att det är förenligt med lokala bestämmelser hos förvaltande organ.

Det förvaltande organet kan efter samråd med projektledaren besluta att starten av projektet ska senareläggas eller att ett uppehåll i projektet ska göras, så länge den i beslutet angivna dispositionstiden inte överskrids. Detta kan bli nödvändigt till exempel för att projektledaren måste tas i anspråk för annan tjänstgöring eller om annan nyckelpersonal inte kan disponeras för projektet och inte omedelbart kan ersättas. Uppkommer behov av att förskjuta tiden utöver dispositionstiden, ska ansökan om förlängning lämnas in till Hjärnfonden i god tid innan dispositionstiden löper ut.

1.3 Direkta och indirekta kostnader

Bidrag till forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta medel för direkta och indirekta kostnader enligt av Hjärnfonden tillämpad princip. I dagsläget godkänns ett påslag motsvarande 18% för täckande av indirekta kostnader (kostnader för stödverksamhet inklusive lokaler).

I de fall bidragsansvarige fördelar bidragsmedel till medsökande är det bidragsansvariges ansvar att se till att bara ett avdrag per anslag för indirekta kostnader görs.

2.1 Hjärnfondens åtaganden 

Hjärnfonden åtar sig att betala ut beslutat forskningsbidrag till det förvaltande organet enligt den utbetalningsplan som anges i samband med beslutet. Utbetalning sker efter att beslutet blivit giltigt. De i beslutet angivna beloppen är definitiva. Kompensation för ökade lönekostnader eller andra kostnadsökningar ges inte.

2.2 De förvaltande organets åtaganden

Det förvaltande organet åtar sig

• att i egenskap av arbetsgivare för projektledaren se till att denne kan disponera egen och andra anställdas arbetstid i den utsträckning som krävs för att projektet ska kunna genomföras i huvudsak överensstämmande med den projektplan som ingivits till Hjärnfonden, liksom för att resultaten av projektet ska kunna publiceras.
• att svara för att projektledaren och annan av projektet berörd personal får tillgång till lokaler, utrustning och andra resurser som krävs för projektets genomförande.
• att tillse att den forskning som bedrivs inom projektet uppfyller de villkor och förutsättningar som anges i svensk lagstiftning.
• att tillse att den forskning som bedrivs inom projektet inte har kommersiella bindningar som påverkar dess objektivitet, oberoende eller öppenhet.
• att förvalta forskningsbidraget enligt i beslutet angivna villkor, samt svara för administrationen av verksamheten.
• att informera Hjärnfonden om projektledaren figurerar i anmälan/utredning gällande oredlighet i forskning.
• att lämna in ekonomisk återrapportering enligt Hjärnfondens anvisningar.
• att ansvara för att lämna tillgång till det fullständiga materialet för eventuell vetenskaplig granskning, om Hjärnfonden så begär.

2.3 Projektledarens åtaganden

Projektledaren (sökande) åtar sig

• att ha det vetenskapliga ansvaret för projektet så som detta beskrivits i bidragsansökan till Hjärnfonden med avseende på objekt och metod. I detta ingår att planera och genomföra projektet i huvudsaklig överensstämmelse med den till Hjärnfonden ingivna planen och de villkor som anges i beslutet, dock med de justeringar som kan krävas om Hjärnfondens forskningsbidrag understiger sökt belopp.
• att ansvara för att erforderliga tillstånd såsom behövliga etiska tillstånd samt godkännanden finns, vilket är en förutsättning för att medlen ska kunna utbetalas. Då projektet innefattar forskning där människor eller försöksdjur medverkar ska projektledaren se till att det finns ett godkännande av regional etikprövningsnämnd och djurförsöksetisk nämnd i den utsträckning som följer av lag och av regeringen utfärdade föreskrifter. Därutöver ska projektledaren se till att etiska principer som följer av föreskrifter som Hjärnfonden utfärdat efterlevs.
• att tillse att den forskning som bedrivs inom projektet uppfyller de villkor och förutsättningar som anges i svensk lagstiftning.
• att ansvara för att vetenskaplig återrapportering lämnas in enligt Hjärnfondens anvisningar.
• att ansvara för att forskningen bedrivs enligt god forskningssed.
• att ansvara för att lämna tillgång till det fullständiga materialet för eventuell vetenskaplig granskning, om Hjärnfonden så begär.

2.4 Publicering av resultat

Sökanden ansvarar för att resultaten av forskningsarbetet publiceras i vetenskapliga tidskrifter med internationell räckvidd eller görs tillgängliga på annat motsvarande sätt. Projektledaren är skyldig att se till att eventuellt avtal med kommersiell eller annan intressent inte hindrar publicering av resultatet av den forskning som bedrivs med stöd av bidraget från Hjärnfonden, eller som fördröjer publiceringen i mer än två månader. Fördröjningen får dock uppgå till högst fyra månader om syftet är att möjliggöra en ansökan om patent, grundat helt eller delvis på ovan avsedda forskningsresultat.

Projektledaren ska garantera att forskningsresultaten finns tillgängliga för alla (OpenAccess) inom sex månader efter publicering. I de fall publiceringen sker som parallellpublicering i öppna institutionella arkiv, ska deposition ske vid publiceringstillfället och göras öppet tillgängligt inom sex månader. Open Access-reglerna gäller tillsvidare enbart vetenskapligt bedömda texter i tidskrifter och konferensrapporter, inte monografier och bokkapitel.

Projektledaren ska också se till att resultat av mer allmänt intresse sprids också till mottagare utanför vetenskapssamhället.

2.5 Arbetsgivarförhållanden och anställningsvillkor

Projektledaren ska vara anställd av det förvaltande organet som anges i beslutet, eller av annan godkänd medelsförvaltare efter att ansökan om byte har godkänts av Hjärnfonden. Om projektledaren har en annan arbetsgivare ska denne godkänna projektledarens åtaganden.

2.6 Utrustning

Det förvaltande organet har äganderätten till utrustning och andra inventarier som anskaffas till ett projekt med stöd av bidrag från Hjärnfonden. Utrustningen ska dock disponeras för projektet så länge projektet pågår.

2.7 Skyldighet att informera om andra bidrag/anslag

Sökanden ska anmäla eventuella ansökningar till andra finansiärer avseende medel för samma ändamål. Detsamma gäller för redan erhållna bidrag/anslag från andra finansiärer. Om sökanden inte gjort dessa anmälningar förbehåller sig Hjärnfonden rätten att ompröva sitt beslut gällande forskningsbidrag. Om bidrag/anslag från annan finansiär erbjuds eller erhålls för samma ändamål under forskningsprojektets gång, ska projektledaren snarast anmäla detta till Hjärnfonden. Det ska i redovisningen till Hjärnfonden särskilt framgå i vilken utsträckning denna andra finansiär kan påverka genomförande, analys, tolkning och redovisning av resultaten. Dessutom ska det framgå vem som kommer att förfoga över resultaten.

3.1 Rapportering

Vetenskaplig rapport
Projektledaren har ansvar att tillhandahålla de uppgifter Hjärnfonden efterfrågar i samband med uppföljning och utvärdering av forskningen, såväl under pågående som efter avslutad bidragsperiod. Vetenskaplig rapport och eventuellt andra rapporter avseende projektet ska lämnas senast det datum som anges i beslutet om forskningsbidrag eller när Hjärnfonden särskilt begär det.

Ekonomisk redovisning
Det förvaltande organet (prefekt/motsvarande) ansvarar för att projektledaren lämnar en ekonomisk redovisning när projektet avslutats. Denna ska lämnas senast tre månader efter dispositionstidens utgång. Redovisningen ska innefatta uppgift om den bokföringsdag som det förvaltande organets redovisning av beviljade medel baserats på (avstämningsdag: dispositionstidens sista dag räknas som avstämningsdag om inte annat anges). Redovisningen ska för beslutet ifråga visa beviljade medel, saldo och kostnader. Om ett projekt avbryts i förtid gäller särskilda bestämmelser som anges nedan.

3.2 Återbetalning av överskott

I samband med att den ekonomiska redovisningen lämnas in men senast inom 30 dagar, ska det förvaltande organet återbetala allt outnyttjat bidrag till Hjärnfonden. Om överskottet understiger ett halvt prisbasbelopp får det emellertid behållas och användas för forskningsändamål liknande det som bidraget avsåg. Är överskottet större ska det i sin helhet återbetalas till Hjärnfonden.

3.3 Ändrade förhållanden

Svårigheter att genomföra projektet – allmänt
Om det projekt som Hjärnfonden beviljat bidrag till inte kan genomföras enligt plan och avvikelsen inte är obetydlig ska det förvaltande organet omgående underrätta Hjärnfonden om detta. Detsamma gäller om utrustning, för vars inköp Hjärnfonden beviljat medel, inte kan anskaffas. Härvidlag ska det förvaltande organet också redovisa hur det projekt för vilket utrustningen avsetts påverkas. Hjärnfonden och det förvaltande organet förutsätts efter samråd med projektledaren komma överens om hur den uppkomna situationen ska hanteras.

Svårigheter att genomföra projektet på grund av förändrade förhållanden för projektledaren
Om projektledaren på grund av dödsfall, långvarig sjukdom, övergång till annan arbetsgivare eller av annat skäl inte längre kan genomföra projektet ska det förvaltande organet omedelbart anmäla detta till Hjärnfonden. Beslut om projektet ska erhålla fortsatt finansiering eller avslutas fattas av Hjärnfonden efter samråd med det förvaltande organet, och där så är möjligt med projektledaren. Om projektet avslutas ska det förvaltande organet återbetala ännu inte disponerade medel som är avsedda för projektet.

Om skälet till förändringen är att projektledaren övergår till anställning vid annat förvaltande organ kan Hjärnfonden besluta att projektet flyttas till detta andra förvaltande organ och att det drivs vidare med samma projektledare. Innan sådant beslut fattas ska samråd ske med berörda förvaltande organ om villkor för flyttning.

I de fall då Hjärnfonden, det förvaltande organet eller projektledaren i väsentligt avseende bryter mot beslutsvillkoren och inte inom en månad (30 dagar) efter skriftlig anmaning upphör härmed, kan Hjärnfonden eller det förvaltande organet avsluta sina åtaganden med omedelbar verkan.

Hjärnfonden kan besluta att avbryta utbetalning av ett bidrag med omedelbar verkan om

• sökande har gjort sig skyldig till oredlighet i forskning enligt lagen (2019:504) om ansvar för god forskningssed och prövning av oredlighet i forskning, eller annan avvikelse från god forskningssed
• sökanden eller medelsförvaltaren har lämnat oriktiga uppgifter i ansökan eller utelämnande av uppgifter som krävs.
• förekomst av underlåtenhet att under projektets gång rapportera sådana nya omständigheter som enligt beslutsvillkoren ska rapporteras.
• ekonomiska oegentligheter upptäcks.
• kommersiella bindningar som påverkar projektets objektivitet, oberoende eller öppenhet finns.
• projektledaren har genomhandlande visat sig klart olämplig att uppbära bidrag från Hjärnfonden.

5.1 Skiljeförfarande

Tvister angående tolkningen eller tillämpningen av Kontraktet och dessa generella kontraktsvillkor samt eventuellt särskilda villkor ska slutligt avgöras genom skiljedom enligt regler för förenklat skiljeförfarande för Stockholm Handelskammares Skiljedomsinstitut.

Ändringar och tillägg till villkoren ska vara skriftliga för att vara giltiga. Det förutsätts att Hjärnfonden, det förvaltande organet eller projektledaren inte ensidigt kan besluta om väsentliga ändringar i villkoren sedan beslutet om bidrag blivit giltigt.