Lästid: 6 minuter
Policy för att motverka oegentligheter – visselblåsarfunktion
Genom denna policy ska vi beskriva Hjärnfondens process för att hantera missförhållanden – vår visselblåsarfunktion – samt hur våra medarbetare ska gå tillväga utan att bryta mot lojalitetsplikten i sitt anställningsavtal eller riskera arbetsrättsliga åtgärder eller andra negativa konsekvenser. Policyn kompletterar Hjärnfondens skyldigheter enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Inledning
Även om en situation inte är av den allvarlighetsgrad som omfattas av denna policy, uppmuntrar vi alla medarbetare att ta upp problem eller frågor som rör verksamheten. I första hand bör sådana frågor lyftas med närmaste chef.
Att veta vad som är ett missförhållande som bör anmälas och vad som bör hanteras genom interna processer kan vara en svår bedömning. Nedan nämns några exempelfrågor som kan guida i hur medarbetare kan tänka.
Exempelfrågor
- Medarbetare upplever en konflikt mellan två medarbetare ➔ Prata med din närmsta chef eller HR.
- Systematisk diskriminering och/eller annat grovt arbetsmiljöproblem ➔ Anmälan via visselblåsarfunktionen.
- En kollega tar emot gåvor/mutor för att gynna ett internt givande ➔ Anmälan via visselblåsarfunktionen.
Visselblåsarfunktionen ska inte användas för allmänna personalärenden, individuella missnöjen eller frågor som normalt hanteras inom ordinarie HR-processer, om de inte utgör allvarliga missförhållanden enligt denna policy.
Syfte
Hjärnfonden är beroende av det förtroende vi får från givare, donatorer, forskare och den breda allmänheten. Vi har en rad kontrollmekanismer för att säkerställa att Hjärnfondens verksamhet genomgående håller hög kvalitet och för att förhindra alla former av oegentligheter.
Syftet med denna policy är att tydliggöra vad som gäller vid misstankar om oegentligheter samt minimera skadan för Hjärnfonden om oegentligheter ändå skulle uppstå. Policyn reglerar hur misstänkta oegentligheter ska rapporteras och hanteras.
Definition av missförhållanden
I denna policy används begreppet missförhållanden i enlighet med lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Med missförhållanden menar Hjärnfonden:
- Olagliga handlingar, såsom korruption, mutor eller ekonomiska missförhållanden.
- Allvarliga arbetsmiljöbrister med risk för liv och hälsa.
- Systematiskt diskriminerande eller trakasserande beteende.
- Miljöbrott eller brott mot annan lagstiftning.
- Handlingar som riskerar att skada Hjärnfondens ekonomi, verksamhet, varumärke, förtroende eller personal.
- Tystnadskultur som hindrar att missförhållanden rapporteras.
Kriterier för gränsdragning:
Oavsett om du är intern eller extern kan du använda frågorna nedan som stöd för att avgöra om en situation bör rapporteras som ett missförhållande och hanteras enligt Hjärnfondens visselblåsningspolicy.
- Allmänt intresse: påverkar det fler än bara enskilda individer?
- Allvar: rör det potentiella lagbrott eller allvarliga överträdelser
- Organisationens ansvar: är det något som ledningen bör känna till och agera på?
Risk för repressalier: finns det en maktsymmetri eller rädsla för konsekvenser om det rapporteras öppet?
Så fungerar Hjärnfondens visselblåsarfunktion
Hjärnfonden har uppdragit åt advokatbyrån Kompass Advokat att hantera Hjärnfondens process för hantering av anmälan om visselblåsning, framför allt för att säkerställa att varje uppgiftslämnare kan vara anonym.
Anmälan för missförhållande ges direkt till Kompass advokat.
Du som anmäler kan skicka brev till:
Kompass Advokat AB
Att: Hjärnfonden
Munkbron 11
111 28 Stockholm
Önskas en muntlig kontakt kan anmälan göras via telefon på nummer 08-25 26 50.
För att anmälan ska kunna bedömas och utredas på ett effektivt sätt behöver den innehålla:
- vilken person i nyckelposition eller ledande ställning som anmälan avser
- en beskrivning av händelsen, inklusive var och när den inträffat
- eventuell dokumentation
Anmälaren kan välja att vara anonym men får gärna lämna kontaktuppgifter till Kompass Advokat för att Kompass Advokat t.ex. ska kunna vidarebefordra eventuellt svar från Hjärnfonden, meddela hur ärendet hanteras eller för att efterfråga ytterligare underlag. Det är helt frivilligt att göra en anmälan och alla anmälningar hanteras strikt konfidentiellt.
I ett första steg bedömer Kompass Advokat om anmälan uppfyller kriterierna för ett visseblåsar-ärende. Kompass Advokat hanterar endast ärenden som kännetecknas av de tre faktorer som anges ovan. För ärenden som inte uppfyller kriterierna vidtar Kompass Advokat ingen åtgärd. Kompass Advokat meddelar anmälaren detta, under förutsättning att anmälaren angett sina kontaktuppgifter vid anmälan. Av sekretesskäl skickas ingen information vidare till Hjärnfonden eller annan part.
För anmälningar som uppfyller kriterierna bedömer Kompass Advokat hur ärendet ska tas vidare. Skulle anmälan gälla en anställd inom Hjärnfonden kommer den att i första hand utredas av Hjärnfondens generalsekreterare eller HR ansvarige. I vissa fall kan en anmälan istället utredas av Hjärnfondens styrelseordförande. Berörda parter informeras av den som ansvarar för ärendets utredning.
Kompass Advokat kommer att lämna information till dig som anmäler om hur ärendet hanteras om du har valt att sätta ut dina kontaktuppgifter i anmälan. Bekräftelse på mottagande av anmälan ska ges inom 7 dagar från mottagen anmälan. Återkoppling om uppföljande åtgärder ska ges inom 3 månader.
Procedurer för anmälan om missförhållanden
Om du som intern eller extern har bedömt att det rör sig om ett missförhållande, har du skickat in en anmälan till Kompass advokat. Kompass advokat tar emot ärendet och gör en bedömning av om det omfattas av Hjärnfondens visselblåsningspolicy.
Beroende på ärendets karaktär hanterar Kompass advokat enligt nedan rutiner:
- Om ärendet berör frågor om korruption, ekonomiska missförhållanden, brott mot någon lagstiftning eller risk för Hjärnfondens ekonomi, verksamhet, varumärke eller motsvarande ska frågorna skickas till vår Generalsekreterare.
- Om ärendet berör frågor om arbetsmiljö, diskriminering, trakasserier eller risk för tystnadskultur ska ärendet hanteras av Hjärnfondens HR ansvarige.
- Om ett ärende rör vår Generalsekreterare ska Kompass advokat skicka ärendet vidare till Hjärnfondens HR ansvarige.
- Om ett ärende rör vår HR ansvarige ska Kompass advokat skicka ärendet vidare till Hjärnfondens Generalsekreterare.
- Om ärendet är av karaktär där stora delar av ledningen är involverade ska Kompass advokat skicka ärendet till Hjärnfondens styrelseordförande.
Den som framför misstankar ska ha skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sanna. Anklagelser som visar sig ha ont uppsåt eller medvetet felaktiga kan resultera i disciplinära åtgärder.
Skydd av identitet
Identiteten för den som rapporterar om oegentligheter och den som anklagelserna riktas mot ska så långt det är möjligt hållas konfidentiella. Om utredningen kräver det kan den ena eller bådas identiteter dock komma att bli officiella. Skulle det vara nödvändigt ska personerna först informeras.
Den person som omfattas av en anmälan ska behandlas rättssäkert och informeras i den utsträckning det är möjligt utan att äventyra utredningen.
Skydd mot repressalier
En person har haft skälig anledning och framfört misstankar om missförhållanden, eller stöttat annan som gjort detta, ska inte drabbas av repressalier av något slag, det vill säga att personen inte ska behandlas illa eller annorlunda efter att ha framfört misstankarna. Att på felaktiga grunder vidta repressalier med anledning av en anmälan om missförhållanden, kan leda till disciplinära åtgärder.
Personer som tror att de utsatts för repressalier på grund av att de rapporterat om missförhållanden ska rapportera det till den som är utsedd att ansvara för utredningen samt vid behov vidarebefordra all information och dokumentation som stödjer detta. Om repressalier utförs av personen som leder utredningen ska medarbetaren ta kontakt med sin närmsta chef i första hand eller till Kompass advokat.
Repressalier kan vara både direkta och indirekta repressalier.
Direkta repressalier innebär direkta konsekvenser på en medarbetares anställning, det kan röra omplacering, sänkt lön, varningar eller faktiska avsked.
Indirekt repressalier kan vara mer subtila såsom uteblivna möjligheter till karriärutveckling, utfrysning ur gruppen, försämrade villkor eller annat som visar på negativa konsekvenser.
Information till styrelsen
Styrelseordförande ska informeras om alla missförhållanden samt om eventuella repressalier. Styrelseordföranden avgör om hela styrelsen bör informeras eller ej. Vid situation där Kompass advokat anser att information om ärendet ska gå direkt till styrelseordföranden är det Kompass advokat som ansvarar för att informera om ärendet.
Om anmälan rör styrelseordföranden eller annan styrelseledamot ska ärendet hanteras av vice styrelseordförande eller annan av styrelsen utsedd person.
Procedurer för överklagan
En person som bedömts ansvarig för missförhållanden eller repressalier och därmed blivit föremål för disciplinära åtgärder, kan hänskjuta ärendet till styrelsen. Styrelsens beslut i ärendet är slutgiltigt. Ett besked eller åtgärd i en sådan fråga kan leda till rättsliga processer.
GDPR/personuppgiftshantering
Dokumentation och behandling av personuppgifter inom ramen för visselblåsarärenden ska ske i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Tillgång till information ska begränsas till personer som behöver den för att kunna hantera ärendet.
Policy för att motverka oegentligheter - visselblåsarfunktiongiltighetstid
Denna Policy för att motverka oegentligheter – visseblåsarfunktion gäller från och med beslutsdagen tills vidare, men ses över en gång per år och revideras vid behov.
Ansvarig för policy för att motverka oegentligheter – visseblåsarfunktion är HR.
