​​Policy för hantering av missförhållanden - Visselblåsning​

I särskilt allvarliga situationer kanske du som uppgiftslämnare bedömer att det inte går att använda de ordinarie processerna för att lämna eventuella synpunkter och klagomål. Hjärnfondens s.k. visselblåsning-funktion är till för dessa speciella situationer.

Även om en situation inte är av den allvarlighetsgrad som omfattas av denna policy, uppmuntrar vi alla medarbetare att ta upp problem eller frågor som rör verksamheten. I första hand bör sådana frågor lyftas med närmaste chef eller Hjärnfondens HR ansvarig.

Att veta vad som är ett missförhållande som bör anmälas och vad som bör hanteras genom interna processer kan vara en svår bedömning. Nedan nämns några exempelfrågor som kan guida i hur medarbetare kan tänka.

• Medarbetare upplever en konflikt mellan två medarbetare – Prata med din närmsta chef eller HR.
• Systematisk diskriminering och/eller annat grovt arbetsmiljöproblem – Anmälan via visselblåsarfunktionen.
• En kollega tar emot gåvor/mutor för att gynna ett internt givande – Anmälan via visselblåsarfunktionen.

Hjärnfonden är beroende av det förtroende vi får från givare, filantroper, forskare och den breda allmänheten. Vi har en rad kontrollmekanismer för att säkerställa att Hjärnfondens verksamhet genomgående håller hög kvalitet och för att förhindra alla former av missförhållanden.

Syftet med denna policy är att tydliggöra vad som gäller vid misstankar om missförhållanden samt minimera skadan för Hjärnfonden om missförhållanden ändå skulle uppstå. Policyn reglerar hur misstänkta missförhållanden ska rapporteras och hanteras.

Med missförhållanden menar Hjärnfonden:

• Olagliga handlingar, såsom korruption, mutor eller ekonomiska missförhållanden.
• Allvarliga arbetsmiljöbrister med risk för liv och hälsa.
• Systematiskt diskriminerande eller trakasserande beteende.
• Miljöbrott eller brott mot annan lagstiftning.
• Handlingar som riskerar att skada Hjärnfondens ekonomi, verksamhet, varumärke, förtroende eller personal.
• Tystnadskultur som hindrar att missförhållanden rapporteras.

Oavsett om du är intern eller extern kan du använda frågorna nedan som stöd för att avgöra om en situation bör rapporteras som ett missförhållande och hanteras enligt Hjärnfondens visselblåsningspolicy.

• Allmänt intresse: påverkar det fler än bara enskilda individer?
• Allvar: rör det potentiella lagbrott eller allvarliga överträdelser?
• Organisationens ansvar: är det något som ledningen bör känna till och agera på?
• Risk för repressalier: finns det en maktsymmetri eller rädsla för konsekvenser om det rapporteras öppet?

Hjärnfonden har uppdragit åt advokatbyrån Kompass Advokat att hantera Hjärnfondens process för hantering av anmälan om visselblåsning, framför allt för att säkerställa att varje uppgiftslämnare kan vara anonym.

Anmälan för missförhållande ges direkt till Kompass advokat.

• Vilken person i nyckelposition eller ledande ställning som anmälan avser
• En beskrivning av händelsen, inklusive var och när den inträffat
• Eventuell dokumentation

Anmälaren kan välja att vara anonym men får gärna lämna kontaktuppgifter till Kompass Advokat för att Kompass Advokat t.ex. ska kunna vidarebefordra eventuellt svar från Hjärnfonden, återkoppla till dig om hur ärendet hanteras eller för att efterfråga ytterligare underlag. Det är helt frivilligt att göra en anmälan och alla anmälningar hanteras strikt konfidentiellt.

I ett första steg bedömer Kompass Advokat om anmälan uppfyller definition för ett missförhållande-ärende (enligt definition ovan med hjälp av kriterierna). Kompass Advokat hanterar endast ärenden som uppfyller definitionen.

För ärenden som inte uppfyller kriterierna vidtar Kompass Advokat ingen åtgärd. Kompass Advokat meddelar anmälaren detta, under förutsättning att anmälaren angett sina kontaktuppgifter vid anmälan.

Av sekretesskäl skickas ingen information vidare till Hjärnfonden eller annan part.

För anmälningar som uppfyller kriterierna bedömer Kompass Advokat hur ärendet ska tas vidare. Skulle anmälan gälla en anställd inom Hjärnfonden kommer den att i första hand utredas av Hjärnfondens generalsekreterare eller HR ansvarige. I vissa fall kan en anmälan i stället utredas av Hjärnfondens styrelseordförande. Berörda parter informeras av den som ansvarar för ärendets utredning. Läs mer om detta under ”Procedurer för anmälan om missförhållanden”.

Om anmälaren valt att lämna kontaktuppgifter kommer Kompass Advokat bekräfta mottagandet av anmälan inom sju dagar från mottagen anmälan. Återkoppling kommer lämnas i skälig utsträckning inom tre månader från bekräftelsen.

Om du som intern eller extern har bedömt att det rör sig om ett missförhållande, har du skickat in en anmälan till Kompass advokat. Kompass advokat tar emot ärendet och gör en bedömning av om det omfattas av Hjärnfondens visselblåsningspolicy.

Beroende på ärendets karaktär hanterar Kompass advokat enligt nedan rutiner:

• Om ärendet berör frågor om korruption, ekonomiska missförhållanden, brott mot någon lagstiftning eller risk för Hjärnfondens ekonomi, verksamhet, varumärke eller motsvarande ska frågorna skickas till vår Generalsekreterare.
• Om ärendet berör frågor om arbetsmiljö, diskriminering, trakasserier eller risk för tystnadskultur ska ärendet hanteras av Hjärnfondens HR ansvarige.
• Om ett ärende rör vår Generalsekreterare ska Kompass advokat skicka ärendet vidare till Hjärnfondens HR ansvarige.
• Om ett ärende rör vår HR ansvarige ska Kompass advokat skicka ärendet vidare till Hjärnfondens Generalsekreterare.
• Om ärendet är av karaktär där stora delar av ledningen är involverade ska Kompass advokat skicka ärendet till Hjärnfondens styrelseordförande.

Den som framför misstankar ska ha skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sanna. Anklagelser som visar sig ha ont uppsåt eller medvetet felaktiga kan resultera i disciplinära åtgärder.

Identiteten för den som rapporterar om missförhållanden och den som anklagelserna riktas mot ska så långt det är möjligt hållas konfidentiella. Om utredningen kräver det kan den ena eller bådas identiteter dock komma att bli officiella. Skulle det vara nödvändigt ska personerna först informeras.

En person har haft skälig anledning och framfört misstankar om missförhållanden, eller stöttat annan som gjort detta, ska inte drabbas av repressalier av något slag, det vill säga att personen inte ska behandlas illa eller annorlunda efter att ha framfört misstankarna. Att på felaktiga grunder vidta repressalier med anledning av en anmälan om missförhållanden, kan leda till disciplinära åtgärder.

Personer som tror att de utsatts för repressalier på grund av att de rapporterat om missförhållanden ska rapportera det till den som är utsedd att ansvara för utredningen samt vid behov vidarebefordra all information och dokumentation som stödjer detta. Om repressalier utförs av personen som leder utredningen ska medarbetaren ta kontakt med sin närmsta chef i första hand eller till Kompass advokat.

Repressalier kan vara både direkta och indirekta repressalier.

Direkta repressalier innebär direkta konsekvenser på en medarbetares anställning, det kan röra omplacering, sänkt lön, varningar eller faktiska avsked.

Indirekt repressalier kan vara mer subtila såsom uteblivna möjligheter till karriärutveckling, utfrysning ur gruppen, försämrade villkor eller annat som visar på negativa konsekvenser.

Styrelseordförande ska informeras om alla missförhållanden samt om eventuella repressalier. Styrelseordföranden avgör om hela styrelsen bör informeras eller ej. Vid situation där Kompass advokat anser att information om ärendet ska gå direkt till styrelseordföranden, informeras styrelseordföranden om ärendet och sköter därefter dialogen med styrelsen.

En person som bedömts ansvarig för missförhållanden eller repressalier och därmed blivit föremål för disciplinära åtgärder, kan hänskjuta ärendet till styrelsen. Styrelsens beslut i ärendet är slutgiltigt. Ett besked eller åtgärd i en sådan fråga kan leda till rättsliga processer.

Denna Policy för att motverka missförhållanden – visselblåsning gäller från och med beslutsdagen tills vidare. Policyn ska ses över en gång per år och revideras vid behov.

Ansvarig för denna policy är HR.